Approach
Diese Programmtipps beziehen sich auf die Version 9

Allgemeines

Die SmartSuite von Lotus wird wohl in diesem Leben nicht mehr weiterentwickelt; die Version 9.8 dürfte die letzte der Bürosoftware sein. IBM als Eigentümer stellt allerdings ein Büropaket mit einer Textverarbeitung, einer Tabellenkalkulation und einem Präsentationsprogramm auf Basis von OpenOffice zum kostenlosen Download bereit. Das Paket dürfte in erster Linie dazu dienen, bestehende SmartSuite-Dateien in das OpenOffice-Format zu konvertieren und dann OpenOffice oder Sun StarOffice zu benutzen, da die Software recht üppige Hardware-Anforderungen hat, wenn sie flüssig laufen soll. Vielleicht wird die weitere Entwicklung ja doch noch ein brauchbares Büropaket hervorbringen, die Software ist noch als beta [Februar 2008] gekennzeichnet; die Benutzung von Symphonie ist jedenfalls gelungen.
Bisher ist eine Datenbank noch nicht Teil des neuen Softwarepakets.

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Datenbank komprimieren

 Datenbanken haben die Eigenschaft, dass sie im Laufe der Zeit mehr wachsen als Daten hinzugefügt werden. Das liegt daran, dass gelöschte Datensätze nicht entfernt , sondern nur als leer gekennzeichnet werden. Das Verhalten kann man sehr einfach überprüfen, wenn man Daten in eine leere Datenbank importiert, alle Datensätze löscht und die Daten erneut importiert. Wenn man sich die Größe der Datei jeweils nach dem ersten Import und dem Löschen ansieht, stellt man fest, dass die Dateigröße gleich geblieben ist. Nach dem erneuten Import ist die Datenbank dann etwa doppelt so groß.
In Approach kann man die gerade geöffnete Datenbank komprimieren, in dem man unter Datei-Benutzervorgaben-Approach… im Reiter Datenbank Komprimieren wählt.
Sollte die Datenbank geschützt sein, wählt man vorher den Entwurfsmodus, da Approach dadurch zur Eingabe des Passwortes auffordert. Anschließend kann die Datenbank komprimiert werden.

Fehlermeldung, dass Datenbank mit älterer Version gespeichert worden sei

Wenn die Fehlermeldung erscheint, dass eine Datenbank mit einer älteren Version gespeichert worden sei und man bitte ein Update bei Lotus bestellen möge, ist möglicherweise die Index-Datei mit der Endung ADX defekt. Die Datei kann gelöscht werden, es wird beim nächsten Aufruf der Datenbank eine neue Index-Datei erstellt. Bei Seriennummern-Feldern muss unter Umständen die Seriennummer-Funktion im Entwurfsmodus (Eigenschaften des Feldes-Felddefinition-Optionen-Seriennummer ab…) neu definiert werden.

Logitech-Bildlaufrad aktivieren

Eine Lösung  zu diesem bekannten Problem unter Approach und 123 beschreibe ich hier.

Desktopsuche nach Approach-Inhalten mit Hilfe von Copernic Desktop Search

Copernic Desktop Search lässt sich so einrichten, dass auch Lotus Approach-Inhalte indiziert und so leichter gefunden werden. Eine Beschreibung dazu befindet sich bei den Informationen zu den Suchdiensten.

Letzte Updates

Lotus SmartSuite wird von IBM nicht mehr weiterentwickelt, der Nachfolger ist Lotus Symphony. Die letzten Updates kann man noch vom FTP-Server laden. Oder, etwas übersichtlicher, unter dieser und dieser Adresse.

Keyview

Keyview ist ein Programm mit dem man verschiedene Lotus-Dateien auch ohne die SmartSuite betrachten kann. Es werden folgende Formate unterstützt:  SmartSuite 96, 97,98, Word Pro, Freelance Graphics, 1-2-3 - V2, 3, 4, 5, Freelance Graphics 2.x, AMI Pro - V2.x, 3.x, AMI Draw (SDW).